Nicht erst seit der Wirtschaftskrise 2008/2009 sieht sich der Großteil der öffentlichen Haushalte (Bund, Länder, Städte & Kommunen) in Deutschland mit hohen Haushaltsdefiziten konfrontiert. Diese Haushaltdefizite zwingen die öffentliche Hand zum Sparen. Neben anderen Sparmaßnahmen wurde die Anzahl der Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung reduziert. Befristete Arbeitsverträge und Nichtbesetzung frei gewordener Stellen führten zu einer demografischen Verschiebung bei den Mitarbeitern in den Verwaltungen. So waren laut dem Statistischen Bundesamt 2009 bereits mehr als 21% der Mitarbeiter im öffentlichen Dienst über 55 Jahre und älter.

Aber auch die Gesellschaft insgesamt unterliegt durch die rückläufigen Geburtenraten und den verbesserten Lebensbedingungen demografischen Veränderungen. Diese Veränderungen spiegeln sich auch auf dem Arbeitsmarkt wieder. Die Zahl der nachrückenden Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt verringert sich stetig. Im Kampf um die besten Köpfe obsiegen meist die Unternehmen, welche sich in den letzten Jahren gezielt um Nachwuchskräfte bemüht haben. Diese Situation bedingt besondere Anstrengungen zur Personalgewinnung, dem Personalmanagement und dem Wissensmanagement.

Wissensmanagement ist auch Gegenstand dieses Forschungs- und Entwicklungsprojektes. Die Prozessbibliothek wird eingebettet in eine Online Community für die gesamte deutsche Verwaltung. Ziel ist es, Prozesswissen bundesweit in die Verwaltungen hineinzutragen und den Austausch und die Kooperation der Verwaltungsmitarbeiter über verwaltungsorganisatorische Grenzen hinweg zu stärken.

Vorhandenes Wissen bei den Mitarbeitern unterschiedlicher Organisationseinheiten innerhalb der Verwaltung soll u.a. durch ein Wiki anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, unterschiedliche Sichtweisen auf Prozesse herausgearbeitet werden und so die Kommunikation unter den Beteiligten verbessert werden. Die Erfahrungen der Vergangenheit aus dem Bereich des Prozessmanagement haben gezeigt, dass die verwendeten Prozessmodellierungsmethoden und –werkzeuge sehr stark mit den jeweiligen Erfordernissen und Erfahrungen des Umsetzenden verknüpft sind. So haben Mitarbeiter aus der „IT“, welche Prozesse modellieren, um diese später in einen automatischen Workflow umzusetzen, meist andere Anforderungen als Mitarbeiter in Fachabteilungen, welche Prozesse darstellen, um z. B. Optimierungspotenziale zu erkennen. Ein erfolgreiches Prozessmanagement bedingt aber oftmals eine Auseinandersetzung beider Parteien. Die Community unterstützt diese durch Foren und Tutorials, welche von den Mitgliedern zur Kommunikation und zur eigengetriebenen Weiterbildung (Selbstorganisiertes Lernen, Lebenslanges Lernen) nutzen können.

Ergänzt durch Profile, welche von den Mitgliedern für ihre eigene Person erstellt werden, ergibt sich die Möglichkeit, Experten und Interessierte aus unterschiedlichen Bereichen in einen Dialog zu bringen.

Angedacht sind neben reinen Prozessmanagement-Foren aber auch Foren zu Fachthemen, wie z.B. Baurecht, in denen sich Mitglieder aus den unterschiedlichen Verwaltungsebenen treffen und zu den individuellen Prozessabläufen und/oder Tangential-Themen austauschen.

Die Idee hinter der Community ist der Austausch von Erfahrungen, der Wissenstransfer, die Wissensspeicherung und Wissenserweiterung zwischen

Gerd Altmann/AllSilhouettes.com / pixelio.de

-       erfahrene und Nachwuchs-Mitarbeiter,

-       Kommune und Kommune,

-       Kommune und Land,

-       Kommune und Bund,

-       Bund und Land,

-       Land und Land,

-       etc.

unabhängig von der individuellen Position eines Mitglieds innerhalb seiner Verwaltungsorganisation.